Internal Note

INTERNAL NOTE FOR INTERVIEWERS: Context: The state of Rajasthan enacted the “Rajasthan Transparency in Public Procurement Act (RTPP Act)” in 2012, which was followed by the notification of “The Rajasthan Transparency in Public Procurement Rules”, (RTPP Rules) in 2013. However, it is felt by the Govt of Rajasthan (GoR) that the execution of the Act and Rules has remained limited mainly because of limited understanding of various provisions given in Act and Rules by the officials engaged in procurement related activities at various levels. Accordingly, under the World Bank supported ‘Strengthening Public Financial Management (SPFM) Project under Sub-component 2.1: Capacity Building on Rajasthan Transparency in Public Procurement Act and Rules, assessment of the training needs of procurement workforce in the State is to be carried out and appropriate strategy is to be developed for capacity building of all the procurement officials in the State to address such identified needs. In this regard, PricewaterhouseCoopers Private Limited (PwC India) has been engaged by the SPFM Project, Finance (EAD) Department, GoR as the consultant for undertaking the assignment titled “Consulting Services for Training Needs Assessment (TNA) and Development of Training Strategy”. This ongoing phase (of 3 months) is Task-1 of assignment wherein a TNA report will be submitted. This will be followed by Task 2 phase (of another 3 months) wherein a comprehensive training strategy will be developed along with a detailed outline of the curriculum. Questionnaire Structure and Objectives: Keeping in view the above, a questionnaire has been suitably developed to identify training needs and it will take around 20-20 mins to complete it. Structure of the questionnaire is as follows: Identifier question to assist to select one of the three questionnaire forms, appropriate to the role and functions the officer/ staff majorly performs Section A: Common for all levels of GoR officers and staff Section B: Common for all levels of GoR officers and staff Section C: Depending on the functional level selected by you, this has different set of questions. Questions in Sections A and B of the TNA questionnaires primarily help in profiling the respondent and will enable us to develop a differentiated training strategy in the end. Each question in Section C has been developed to provide answers to either one or multiple objectives of TNA exercise, i.e. to assess: Level of awareness of GoR officers/ staff of the RTPP Act and Rules, and/ or Level of their existing understanding and extent of application of RTPP Act and Rules, and/ or Willingness to learn/ adapt to apply these RTPP Act and Rule and/or Self-identified training needs across various public procurement topics The inputs and responses received during the survey will be analysed and fed into designing a better and more responsive training strategy in public procurement for subsequent implementation. For securing an encouraging support from officers/ staff, if necessary below may be clarified: This TNA questionnaire is not an individual performance review or an audit, but merely an instrument for us to learn and understand training needs better Responses / answers shall be treated confidentially, so as to make officers/ staff feel encouraged to respond

Interviewer

Name of Interviewer

Identifier Question

In which of the processes of procurement are you currently involved?

खरीद की प्रक्रियाओं में से किन किन प्रक्रियाओं में आप शामिल रहे हैं?

Approval of procurement plans / administrative sanction post budget approval (उपापन की योजना का अनुमोदन / बजट स्वीकृति के बाद प्रशासनिक मंजूरी)
Approval of technical specifications (technical sanction) (तकनीकी विनिर्देशों की स्वीकृति (तकनीकी मंजूरी))
Approval of cost estimates (financial / expenditure sanction) (लागत अनुमान की स्वीकृति (वित्तीय/व्यय मंजूरी))
Approval of bid documents (बोली दस्तावेजों का अनुमोदन)
Approval of pre-bid responses prepared (तैयार की गयी पूर्व-बोली प्रतिक्रियाओं की स्वीकृति)
Approval of bid evaluation reports (बोली मूल्यांकन रिपोर्ट का अनुमोदन)
Approval of contract negotiations & signing authority (अनुबंध पर बातचीत और अनुबंध हस्ताक्षर करने की मंजूरी)
Acting as an 1st/ 2nd Appellate authority (अपील पदाधिकारी (प्रथम व द्वितीय) के कार्यों का संपादन)
Member of procurement/ bid evaluation committee and /or preparation of bid evaluation reports (खरीद और / या बोली मूल्यांकन अनुमोदन समिति के सदस्य / बोली मूल्यांकन रिपोर्ट तैयार करना)
Preparation of cost estimates (निविदा की अनुमानित लागत तैयार करना)
Preparation of tender documents (बोली दस्तावेजों की तैयारी)
Conduct pre-bidding meeting, prepare pre-bid responses (पूर्व-बोली बैठक का आयोजन, पूर्व पूर्व-बोली प्रतिक्रियाओं के समाधान तैयार करना)
Drafting of Letter of Acceptance (LoA) (works)/Notice of Award (goods) / Work Orders (WO) - Services) (स्वीकृति पत्र (संकर्म)/ संविदा की सूचना (माल)/ कार्य आदेश (सेवा) तैयार करना)
Drafting of full contracts (with terms & conditions) (पूर्ण अनुबंधों का प्रारूपण (नियम एवं शर्तों के साथ))
Preparation of technical specification, scope of work/ services (निविदा विशिस्टिया / कार्य व सेवा का विवरण बनाना)
Acting as an 1st Appellate authority (अपील पदाधिकारी (प्रथम) के कार्यों का संपादन)
Preparation of procurement / annual plans (उपापन योजना तैयार करना)
Uploading & circulating responses to pre-bid clarifications (पूर्व-बोली प्रतिक्रियाओं के स्पष्टीकरण अपलोड और वितरित करना)
Drafting of Letter of Intent (LoI) (works)/Notice of Award (goods) / Work Orders (WO) - Services) (आशय पत्र (कार्य) के/ पुरस्कार की सूचना (माल)/ कार्य आदेश (सेवा) तैयार करना)
Initiating a file for procurement (खरीद फाइल को आरम्भ करना)
Maintaining and preserving procurement records (खरीद रिकॉर्ड को बनाये रखना व संरक्षण)
Issuing/ selling/ uploading/ receiving tender documents (बोली दस्तावेजों को जारी करना/ बेचना/ अपलोड करना/ प्राप्त करना)
 

(आप द्वारा जिन-जिन उपापन प्रक्रिया में भाग लिया गया हो उन सभी को चिन्हित करें)

Identification of role of officer depending on the nature of public procurement functions performed. (Note: Only one questionnaire category can be selected depending on where majority of the listed functions are performed)

खरीद कार्यों की प्रकृति के आधार पर अधिकारी की भूमिका की पहचान। (नोट: अधिकांश सूचीबद्ध फ़ंक्शंस के आधार पर केवल एक ही श्रेणी का चयन किया जा सकता है)

Functional Level 1
Functional Level 2
Functional Level 3
 FUNCTIONAL LEVEL 1 FUNCTIONS: 

Approval of procurement plans / administrative sanction post budget approval

उपापन की योजना का अनुमोदन / बजट स्वीकृति के बाद प्रशासनिक मंजूरी

  • Approval of technical specifications (technical sanction)

तकनीकी विनिर्देशों की स्वीकृति (तकनीकी मंजूरी)

  • Approval of cost estimates (financial / expenditure sanction)

लागत अनुमान की स्वीकृति (वित्तीय/व्यय मंजूरी)

  • Approval of bid documents

बोली दस्तावेजों का अनुमोदन

  • Approval of pre-bid responses prepared

तैयार की गयी पूर्व-बोली प्रतिक्रियाओं की स्वीकृति

  • Approval of bid evaluation reports

बोली मूल्यांकन रिपोर्ट का अनुमोदन

  • Approval of contract negotiations & signing authority

अनुबंध पर बातचीत और अनुबंध हस्ताक्षर करने की मंजूरी

  • Acting as an 1st/ 2nd Appellate authority

          अपील पदाधिकारी (प्रथम व द्वितीय) के कार्यों का संपादन

FUNCTIONAL LEVEL 2 FUNCTIONS: 

  • Member of the Procurement and/ or Bid Evaluation / Approval Committee

खरीद और / या बोली मूल्यांकन / अनुमोदन समिति के सदस्य

  • Preparation of technical specifications; scope of work/ services

निविदा विशिस्टिया / कार्य व सेवा का विवरण बनाना

  • Preparation of cost estimates

निविदा की अनुमानित लागत तैयार करना

  • Conduct pre-bidding meeting, prepare pre-bid responses

पूर्व-बोली बैठक का आयोजन, पूर्व पूर्व-बोली प्रतिक्रियाओं के समाधान तैयार करना

  • Preparation of bid evaluation reports

बोली मूल्यांकन रिपोर्ट तैयार करना

  • Drafting of Letter of Acceptance (LoA) (works)/Notice of Award (goods) / Work Orders (WO) - Services)

स्वीकृति पत्र (संकर्म)/ संविदा की सूचना (माल)/ कार्य आदेश (सेवा) तैयार करना

  • Drafting of full contracts (with terms & conditions)

पूर्ण अनुबंधों का प्रारूपण (नियम एवं शर्तों के साथ)

  • Preparation of tender documents

बोली दस्तावेजों की तैयारी

  • Acting as an 1st Appellate authority

      अपील पदाधिकारी (प्रथम) के कार्यों का संपादन

FUNCTIONAL LEVEL 3 FUNCTIONS:

  • Preparation of procurement / annual plans

उपापन योजना तैयार करना

  • Preparation of cost estimates

निविदा की अनुमानित लागत तैयार करना

  • Preparation of tender documents

बोली दस्तावेजों की तैयारी

  • Uploading & circulating responses to pre-bid clarifications

पूर्व-बोली प्रतिक्रियाओं के स्पष्टीकरण अपलोड और वितरित करना

  • Drafting of Letter of Intent (LoI) (works)/Notice of Award (goods) / Work Orders (WO) - Services)

       आशय पत्र (कार्य) के/ पुरस्कार की सूचना (माल)/ कार्य आदेश (सेवा) तैयार करना

(कृपया स्वयं द्वारा उपापन प्रक्रिया में योगदान दिए जाने के अनुसार स्वयम को चिनिहित करे. यदि आप किसी एक श्रेणी में वर्णित कार्यों का संपादन ज्यादा करते है तो ऐसी परिस्तिहिती में आप स्वयं निर्धारित करे कि आप किस श्रेणी में ज्यादा उपयुक्त होंगे. यथा: यदि आप टेंडर स्वीकृत करने के लिए अधिकृत है तो आप उच्छ श्रेणी (senior-level) में आते है. यदि आप का योगदान टेंडर समिति में सदस्य के रूप में होता है तो आप मिड-लेवल (mid-level) में आएंगे.)

Section-A

  1. Name (नाम):
 

(आप अपना नाम बताने या ना बताने के लिए स्वतंत्र हैं. यदि आप अपना नाम लिखते हैं तो आस्वस्थ रहे कि आप का नाम गोपनीय रक्खा जाएगा)

Year of birth (जन्म का वर्ष):

 (इस सूचना का उपयोंग आप की शेष सेवा अवधि का अनुमान लगाने में किया जाएगा. इशषे यह भी निर्धारित किया जा सकता है कि आपको भविष्य में उपापन विषय में ट्रेनिंग दिया जाना उपयुक्त होगा या नहीं. हालांकि सभी का इस सर्वे में योगदान वांछनीय है)

Gender (लिंग)

Male (पुरुष)
Female (महिला)
Other (अन्य)

Highest level of educational qualification :

(शैक्षिक योग्यता का उच्चतम स्तर):

  High School/हाई स्कूल Intermediate level/मध्यवर्ती स्तर (10 + 2) Bachelor's Degree/बैचलर की डिग्री (3 / 4/ 5 years) Master's Degree/मास्टर की डिग्री M.Phil/एम. फिल Ph. D (Doctoral Degree)/पीएच. डी. (डॉक्टरेट डिग्री)
High School/हाई स्कूल
Intermediate level/मध्यवर्ती स्तर (10 + 2)
Bachelor's Degree/बैचलर की डिग्री (3 / 4/ 5 years)
Master's Degree/मास्टर की डिग्री
M.Phil/एम. फिल
Ph. D (Doctoral Degree)/पीएच. डी. (डॉक्टरेट डिग्री)
 

(कृपया अपने द्वारा आर्जित केवल अधिकतम डिग्री के सामने √ निशान अंकित करें)

Professional certification / Diploma in public procurement (mention names if applicable):

सार्वजनिक खरीद में व्यावसायिक प्रमाणन/डिप्लोमा (यदि लागू हो तो नाम उल्लेख करें):

Certification/प्रमाणीकरण
Diploma/डिप्लोमा
None/कोई नहीं
 

(यदि आपने पूर्व में उपापन या उपापन से सम्बंधित विषय में किसी प्रकार का सर्टिफिकेट / डिप्लोमा/ डिग्री प्राप्त किया है तोसम्बंधित के सामने √ निशान अंकित करें.)

Details of current posting (वर्तमान पोस्ट का विवरण)

Name of Administrative Department (AD)

प्रशासनिक विभाग का नाम:

 

(इस सूचना का उपयोग यह जानने में किया जाएगा कि आप किस विभाग से सम्भंदित है व् आप जिस स्थान पर तैनात हैं वह किस स्तर पर है, आप का सर्विस कैडर / रैंक क्या है व आपका वर्तमान तैनाती का स्थान क्या है.)

Name of Department (HoD) (if applicable):

विभाग का नाम (यदि लागू हो):

 

In case you are currently holding a dual charge, pls select that agency (AD/HoD/ parastatal) where you devote more than 50% of your time.

यदि आप वर्तमान में दोहरी पोस्ट रख रहे हैं, तो उस एजेंसी का चयन करें (एडी / होड / पैरास्टाटल) जहां आप अपने समय का 50% से अधिक समय व्यतीत करते हैं।

Select the level of procurement entity in which you work:

जिस पर आप काम करते हैं उस प्रापण इकाई का स्तर चुनें:

 

Head of Department (HoD) (विभाग के प्रमुख)
Regional (क्षेत्रीय) (Zone (उपक्षेत्रीय) / Range (रेंज)) / Divisional (संभाग)
District (जिला) / Circle (वृत)
Sub district (उप जिला)/ Division (खण्ड) / Sub division (उप खण्ड)
Any other (कोई अन्य - कृपया निर्दिष्ट करें)  

Name of service/cadre:

(सेवा / कैडर का नाम):

Rank/cadre:

(रैंक/(कैडर :

Current Designation:

(वर्तमान पदनाम):

Name of District/Zila:

जिला का नाम:

Section-B

Of the total years of government service completed, approximately how many years have you participated in procurement related activities?

सरकारी सेवा के कुल वर्षों में से कितने वर्षों में आपने अधिप्राप्ति संबंधी गतिविधियों में भाग लिया है?

Less than 5 years (5 वर्ष से कम)
5-10 years (5-10 साल)
10-15 years (10-15 साल)
More than 15 years (15 वर्ष से अधिक)

An overview of your involvement in last FY 2016-17:

पिछले वित्तीय वर्ष 2016-17 में आपकी उपापन में भागीदारी का संछिप्त विवरण:

a) Select the number of tenders handled (कितनी निविदाएं की):

  < 10 10 - 50 50 - 100 > 100 Not Applicable
Goods
< 10
10 - 50
50 - 100
> 100
Not Applicable
Works
< 10
10 - 50
50 - 100
> 100
Not Applicable
Services
< 10
10 - 50
50 - 100
> 100
Not Applicable

Value of all contracts finalized

(सभी अनुबंधों का कुल मूल्य):

  < INR 50 lakhs 50 lakhs to 2 cr 2 cr -10 cr > 10 cr Not Applicable
Goods
< INR 50 lakhs
50 lakhs to 2 cr
2 cr -10 cr
> 10 cr
Not Applicable
Works
< INR 50 lakhs
50 lakhs to 2 cr
2 cr -10 cr
> 10 cr
Not Applicable
Services
< INR 50 lakhs
50 lakhs to 2 cr
2 cr -10 cr
> 10 cr
Not Applicable

What are the different methods of procurement handled by you till date?

आपके द्वारा अब तक संभाले  गए खरीद के विभिन्न तरीके क्या हैं?

 

Open Competitive Bidding (Single envelope)
Open Competitive Bidding ( Two envelope)
Limited Bidding (सीमित बोली)
Two stage bidding (दो चरण बोली)
Single Source procurement (एकल स्रोत प्राप्ति)
Electronic Reverse Auction (इलेक्ट्रॉनिक रिवर्स नीलामी)
Request for Quotations (कोटेशन के लिए अनुरोध)
Spot Purchase (मौके पर क्रय)
Competitive Negotiations (प्रितयोगी बातचीत)
Rate Contract (दर संविदा)
Swiss Challenge (स्विस चैलेंज) *
Any other method (e.g. indirect/ through 3rd party etc.) (किसी भी अन्य विधि)
 

(आप द्वारा जिन-जिन उपापन प्रक्रिया में भाग लिया गया हो उन सभी को चिन्हित करें)

* Swiss challenge refers to a situation in which a proposal for a potential engagement is submitted to the procuring entity by an interested bidder, post which the procuring entity floats an open tender.

*स्विस चुनौती एक ऐसी स्थिति को संदर्भित करता है जिसमें संभावित भागीदारी के लिए एक प्रस्ताव एक इच्छुक बोलीदाता द्वारा उपापन संस्था को प्रस्तुत किया जाता है, जिसके बाद उपापन संस्था एक खुली निविदा जारी करती है

On which of the following areas have you received training in the last 5 years?

निम्नलिखित में से किन क्षेत्रों में आपने पिछले 5 वर्षों में प्रशिक्षण प्राप्त किया है?

RTPP Act (RTPP अधिनियम)
RTPP Rules (RTPP नियम)
e-Procurement (ई-प्रोक्योरमेंट)
Government E- Marketplace (GeM) (सरकार ई बाजार)
General Financial and Accounts Rules (GF & AR) (सामान्य वित्तीय और लेखा नियम)
MS Office (एमएस ऑफ़िस)
SPPP Portal (एस पि पि पि पोर्टल)
None (कोई नहीं)
Any other in procurement, please specify (उपापन में कोई अन्य, कृपया निर्दिष्ट करें)
 

(पिछले ५ वर्षो में नीचे लिखे जिन जिन विषयो में आपको प्रशिक्षण प्राप्त हुई है उन्हें चिन्हित करें)

Section C.5: Conduct of Bidding Process

What is the amount of Bid Security?

बोली की प्रतिभूति की रकम कितनी रखी जाती है?

More than 2 options (2 से अधिक जवाब)
2%
Any other answer/ non-response (कोई अन्य उत्तर / कोई उत्तर नहीं)